Eight Days a Week??

Viele Organisationen haben regelmäßige Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder auch häufiger erledigt werden (sollten?). Natürlich ist es ein Anliegen des QM, dies so zuverlässig wie möglich zu regeln und auch zu dokumentieren.

Doch gerade bei hoher und stark flukturierender Arbeitsbelastung ist dies nicht immer so einfach: Wenn nun am Montag die Grundreinigung des Lagers ansteht, aber ausgerechnet diesen Montag eine Riesenladung Kunden sich die Beine in den Boden warten, dann wird das Lager QM-mäßig natürlich trotzdem noch mit der gleichen Sorgfalt geputzt wie den Montag davor, als wenig zu tun war. Oder...?


Also auf dem Planeten, auf dem ich die meiste Zeit unterwegs bin, gibt es die in solchen Fällen stattdessen auch die gerne gewählten Optionen "Alibiputzen" (schnell mit viel Duftzusatz, aber ohne Gründlichkeit durchfeudeln) und "Abzeichnen" - (ohne den Feudel überhaupt geschwungen zu haben). Die Leute sind einfach so... insbesondere, wenn der Feierabend droht.
Neulich habe ich bei einem Audit im nördlichen Bereich des besagten Planeten gesehen, wie man es auch machen kann: Viele Arbeitsspitzen zu unvorhersagbaren Zeiten haben die sichere Durchführung von regelmäßigen Arbeiten unmöglich gemacht. Also haben sich die Mitarbeiter gesagt: "Wenn wir was machen, dann richtig!" und die Arbeiten nicht auf feste Wochentage verteilt, sondern arbeiten sie jetzt nacheinander ab. Wenn also die Montagsschicht das Lager geputzt hat, wird es abgehakt und die Dienstagsschicht macht einen Technikcheck. Sollte die Montagsschicht aber zu viel zu tun haben, wird das Lager eben nicht geputzt (bis hierher kennt jeder die Taktik), aber auch nicht abgehakt... und der Dienstagsschicht auf's Auge gedrückt (auch diese Taktik ist nicht gerade neu). Da es jeden mal trifft und die Busladung Kunden vor der Tür lauert, hat die Dienstagsschicht natürlich Verständnis dafür und putzt das Lager, wobei der Technikcheck dann erst am Mittwoch gemacht wird (und hier fängt es an, interessant zu werden) und sich so das Ganze nicht wöchentlich, sondern eben so ungefähr alle acht Tage wiederholt. Kaum eine der regelmäßigen Arbeiten leidet darunter, wenn sie mal nicht nach sieben, sondern erst nach acht oder neun Tagen erledigt wird - zumal dann auch die Gründlichkeit gesichert ist. "Funktioniert das überhaupt?", fragt sich der Leser (und fragte sich auch der Auditor). Und: es funktioniert, weil alle Mitarbeiter Verständnis haben. Bei den begutachteten Arbeiten gab es fast jede Woche einen Tag, wo es mal nicht geklappt hat, aber auch hin und wieder Tage, wo die Teams offensichtlich weniger zu tun hatten und deshalb zwei der regelmäßigen Aufgaben abgearbeitet haben.
"Eight Days a Week" sangen schon die Beatles - für mich eines der besten Beispiele für gelebtes QM unter Einbeziehung der Mitarbeiter und Berücksichtigung der Besonderheiten der Organisation!